2　文書取扱主任は、各課の職員のうちから、当該課の課長が命ずる。

3　文書取扱主任は、その課の文書事務の取りまとめについて責めに任じ、文書が完結するまでの処理経過を明らかにしておかなければならない。

2　文書整理番号(以下「番号」という。)は、前項各号ごとに、毎年1月1日(会計関係文書については4月1日)に始まり、12月31日(会計関係文書については翌年3月31日)に終わる。ただし、同一事案に属する往復文書は、特に総務課長において必要と認めたものを除き、完結するまで同一番号を用いる。

3　条例、規則、告示、訓令、訓及び内訓の文書は、文書処理の年度に従い、総務課において毎年それぞれ順位番号をつけ、令達番号簿に登載しなければならない。

2　各課において直接に受領した文書又は職員が出張先等において受領した文書は、速やかに庶務係に回付しなければならない。

3　勤務時間外に到着した文書は、海部南部水道企業団当直規程(昭和48年海部南部水道企業団規程第2号)の定めるところにより緊急の処理を必要とするものを除き、全て庶務係に引き継がなければならない。

4　料金の未納又は不足の文書は、その料金を支払い、収受することができる。

2　前項の規定により整理を要する文書は、当該文書の右上欄外に収受日付印(様式第12号)を押印するとともに、課別に分類し、記号及び番号を記入し、文書処理簿に収受年月日、件名、記号、番号、名宛人、発信人(発信記号及び発信番号)その他必要な事項を記載しなければならない。

3　軽易文書は、当該文書の右上欄外に、収受日付印を押印した後、課別に分類しなければならない。

4　秘密文書は、開封せず、封皮の左下に、収受日付印及び「秘」印を押印し、課別に分類して、記号及び番号を記入し、文書処理簿に、収受年月日、記号、番号、名宛人、発信人、秘密文書である旨の表示その他必要な事項を記載しなければならない。

5　通貨、金券及び物品を添付した文書は、前2項の規定による取扱いのほか、その文書の欄外に「通貨、金券添付」又は「物品添付」と朱書し、軽易な文書を除き、文書処理簿にその旨表示しておかなければならない。

6　審査請求書、当選承諾書その他到達の日時が権利の得失に関係のあるものは、収受日付印に、到達日時を明記するとともに、文書処理簿に到達の日時を記載しなければならない。

2　軽易文書は、関係課の文書取扱主任に交付しなければならない。

3　秘密文書は、「親展」表示のあるものは名宛人、その他のものは関係課長に直接交付し、文書処理簿に受領印を徴さなければならない。

4　文書に添付された通貨又は金券は、金券配布簿に、これらが添付されていた文書の記号及び番号並びに通貨金券の別及び金額を記入した上、企業出納員に交付し、受領印を徴さなければならない。

5　文書に添付された物品は、文書処理簿に、これが添付されていた文書の記号及び番号並びに物品の種類又は品目及び数量を記入した上、関係課長又は文書取扱主任に交付し、受領印を徴さなければならない。

6　数課に関係のある文書又は物品は、最も関係の深いと認められる課に配布しなければならない。

7　他課に配布すべきものと認められる文書又は物品の配布を受けた課の課長又は文書取扱主任は、速やかに、当該文書又は物品を庶務係に返付するとともに文書配布に関する簿冊の受領印の抹消を求めるものとし、庶務係は、その旨を記入の上、速やかに当該受領印を抹消し、更に配布の手続をとらなければならない。この場合において、当該文書の記号及び番号を改める必要があるときは、庶務係においてその手続を行い、併せて文書処理簿についても、必要な整理をしなければならない。

2　重要又は異例の文書については、その処理に先立って、企業長又は局長の指示を受けなければならない。

3　配布された文書中、他課に関係のあるものは、処理に先立って、関係課に合議しなければならない。

2　起案は、口語体及び常用漢字並びに現代仮名遣いを用い、文章は、平明簡易、字画は、明瞭にしなければならない。

3　電報案は、特に簡明を旨とし、案文に振り仮名をつけ、余白に総字数を記入しなければならない。

4　内容の不備等により差出人に返付を要する文書は、その理由を符せん用紙に記入し、関係課長が押印した上、庶務係に返付し、庶務係において、その旨を文書処理簿に記載した後、差出人に返付する。

2　機密を要するものは、右上欄外に「秘」と朱書し、機密の保持に留意しなければならない。

3　発送文書中特に発送の日付を指定しようとするものについては、回議書の発送の欄にその旨を明記しなければならない。

2　課長は、案を審査し、必要と認めるときは、訂正又は再起案を命じ、又は自ら訂正した上専決事項に属するものは決裁し、その他のものは局長を経て企業長に提出する。

3　他課に関係のあるものは、局長に提出するに先立って関係課に合議する。

4　合議を受けた関係課において、異議があるときは、速やかに主務課と協議し、協議が整ったときは、主務課において訂正又は再起案する。協議が整わないときは、異議のある課において、異議の要旨を記載した紙片を添付して主務課に返付する。この場合においては、上司の指示を受けなければならない。

5　企業長又は局長は、必要と認めるものは、主務課に対して、案の訂正又は再起案を命じ、その他のものは企業長が決裁する。

6　回議又は合議を受けた者は、回議用紙に記載された所定欄に認印を押し、又は署名することにより表示しなければならない。

7　回議書を訂正する場合においては、訂正者は、訂正箇所に押印しなければならない。

8　企業長は、決裁が終わったときは、直ちに回議書を主務課の文書取扱主任に交付する。

2　決裁の終わった回議書(以下「原議」という。)で前項の表示のあるものは、その施行に先立って、これを関係課に回示しなければならない。再回を求められないものについて、決裁の趣旨が合議した際の回議書の趣旨と異なったものであるときも、同様とする。

3　再回を受けた文書は、直ちに処理し、要求者が閲了年月日を記入の上主務課に返付しなければならない。

4　他課に合議した回議書が廃案となったときは、その旨を関係課に通知しなければならない。

2　浄書は、楷書体を用いる。

3　浄書が終わったときは、浄書者が原議の「浄書」の欄に押印しなければならない。

4　浄書は、原則として決裁の終わった日に行わなければならない。

5　文書の日付は、特に指定されたものを除き、決裁の日によらなければならない。ただし、施行を要する文書にあっては施行の日による。

6　浄書した文書は、厳密に校合し、校合者は、原議の「校合」の欄に押印しなければならない。

2　電報は、頼信紙に記入し、原議を添えて、庶務係に送付しなければならない。

3　庶務係は、前2項の規定により、文書の送付を受けたときは、決裁の有無、必要な合議の有無、文書形式の適否、浄書及び校合印の有無、決裁年月日等を審査し、文書処理簿に未登載のものは、軽易文書を除き新たに記号及び番号を付し、文書処理簿に件名記号、番号、名宛人、発信人その他必要な事項を記載するとともに、原議に記号及び番号を記入しなければならない。

2　前項各号の場合において、文書に「(公印省略)」の記載をするものとする。ただし、その必要がないと認めるときは、当該記載を省略することができる。

3　特に必要があると認められる文書については、割印又は原議と契印するものとする。

2　使送による文書は、使送簿に記入した上使送伝票(様式第16号)を添付して使送者に渡し、受領印を徴しなければならない。この場合、使送者は速やかに使送するとともに伝票に使送先の受領印を徴し、使送が終わったときに、庶務係に提出しなければならない。

2　関係課は、前項の通知を受けた場合には未処理状況報告書(様式第18号)に必要な事項を記入の上、速やかに庶務係に報告しなければならない。

2　一度完結した文書に係る事項について、再び処理を要することとなったときは、新たな記号及び番号を付して処理するものとし、この場合においては、文書処理簿の新旧両欄に、その旨を表示しなければならない。

2　紙数又は編集の都合により2年以上にわたる文書は、1冊とすることができる。ただし、この場合には、区分紙を差し入れて年度の別を明らかにしなければならない。

3　特に必要のある文書で前条の規定にかかわらず主務課において保管を必要とするものは、庶務係と合議の上、主務課において編集、保管することができる。この場合において、保管の必要がなくなったときは、直ちに庶務係に引き継がなければならない。

2　各文書の類目、付記及び種別は、おおむね別表のとおりとする。

3　秘密文書は、別冊としなければならない。

2　書庫の出入りについては、庶務係の指示に従わなければならない。

3　書庫は、開閉を厳にし、その鍵は、庶務係において保管する。

4　書庫の中では喫煙をし、又はその他一切の火気を使用する行為をしてはならない。

2　文書の借覧期間は、3日以内とする。ただし、庶務係の許可を得て延長することができる。

3　庶務係は、借覧期間内においても、必要があると認めるときは、借覧に供した文書の返還を求めることができる。

4　借覧文書は、いかなる理由があっても、抜取り、取換え、差入れ又は他人に貸与してはならない。

2　保存期間の満了した文書であっても、主務課長から要求があったときその他必要と認めるときは、更に期間を定めて保存しなければならない。

2　口頭申出による事件で文書を徴しなければならないものについては、申出人に必要な指示を与え、所定の手続によらなければならない。

この規程は、昭和52年1月1日から施行する。

(施行期日)

この規程は、昭和52年8月1日から施行する。

この規程は、昭和59年1月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、昭和61年4月1日から施行する。

この規程は、平成5年4月1日から施行する。

この規程は、平成11年4月1日から施行する。

この規程は、平成12年4月1日から施行する。

この規程は、平成23年4月1日から施行する。